Doveri di un segretario nell'organizzazione

Le prestazioni di qualsiasi organizzazione dipendono dagli sforzi profusi dai segretari. I compiti di un segretario includono l'esecuzione delle responsabilità generali di base, organizzative e di ufficio regolari per l'azienda, i diversi dipartimenti e l'esecutivo. Aiutano nella gestione del front office e anche nella gestione delle questioni amministrative. I doveri di un segretario il più delle volte passano inosservati al pubblico. Tuttavia, svolgono un ruolo cruciale nell'organizzazione e nel mantenere l'organizzazione in carreggiata

Ci imbarchiamo in una missione per mostrare l'importanza dei segretari nella gestione dell'organizzazione senza intoppi e nella gestione di altri compiti organizzativi. Alcuni dei ruoli interpretati sono sconosciuti a molte persone. I loro ruoli vanno oltre il semplice prendere appunti e rispondere al telefono. La professione ha fatto molta strada nel diventare essenziale per tutte le operazioni per il processo decisionale nell'organizzazione.

Responsabilità di un segretario

Il lavoro a della segretaria varia a seconda del settore. Tuttavia, svolgono compiti simili dal campo medico, legale ai segretari aziendali. Le competenze di segretari altamente competenti sono molto richieste nell'industria attuale. Spesso è pieno di impegni di lavoro e scadenze ravvicinate.

Leggi anche

Sciopero dei lavoratori funebri in Ghana - Ragioni e ultime notizie

Esempi di titoli di lavoro di segretaria

• segretario
• Segretario legale
• Segretario Esecutivo
• Segreteria (part-time)
• Addetto alla reception

Quali sono i compiti di segreteria?

Molte persone spesso confondono il ruolo di segretaria con quello di assistente personale. Tuttavia, in teoria, i ruoli di assistente personale sono diversi da quelli di segretario. Una segretaria richiede capacità e competenze forti, a differenza di un assistente personale. Un segretario svolge compiti complessi che influiscono sul funzionamento principale dell'organizzazione.

Le funzioni di segreteria dell'ufficio variano a seconda del settore o del datore di lavoro. La professione, tuttavia, è in relazione tra loro a causa delle somiglianze negli ambienti di lavoro. I segretari nei diversi luoghi di lavoro svolgono gli stessi compiti e responsabilità. Ciò influisce sulle operazioni dell'organizzazione. Ecco alcuni compiti standard e primari che vengono svolti dai segretari in diversi contesti di lavoro:

1. Ricezione

Per quanto riguarda le posizioni dell'ufficio generale, i compiti dei segretari includono aiutare i nuovi lavoratori e visitatori a orientarsi nell'organizzazione. Alcuni dei ruoli tipici includono indirizzare i visitatori ai dipartimenti e agli uffici appropriati. Il primo giorno mostrano anche ai nuovi dipendenti le loro postazioni di lavoro. Generalmente proiettano l'immagine complessiva dell'azienda offrendo un'accoglienza di livello mondiale e professionale ai visitatori dell'ufficio.

Leggi anche

Differenza tra leadership e gestione

2. Archiviazione

Un altro ruolo primario delle segretarie prevede la gestione delle pratiche dei clienti e dei lavoratori. Memorizzano anche i record prodotti che sono fondamentali per riferimenti futuri. Nell'esempio di un ambiente ospedaliero, spetta alle segretarie produrre la cartella del paziente durante l'appuntamento con l'infermiere o il medico. Lo memorizzano anche quando l'appuntamento è concluso. Dispongono i file in ordine alfabetico e utilizzano il sistema di archiviazione più recente e più semplice per una facile memorizzazione e un rapido recupero.

3. Corrispondenza

Quando si tratta dell'ambiente dell'ufficio, le segretarie spesso tengono i contatti per le telefonate in entrata e in uscita e la corrispondenza postale. Prendono le telefonate di clienti, clienti, partner commerciali. Aiutano anche a risolvere le domande inviate dai clienti o inoltrano i clienti per ulteriori indicazioni al dipartimento appropriato. Agiscono anche effettuando telefonate per conto della direzione quando comunicano le informazioni ai clienti.

Fissano appuntamenti e fanno richieste di follow-up. Prendere appunti è un'abilità essenziale per i segretari soprattutto dai gestori. Preparano anche il promemoria o le lettere e lo screening delle e-mail. Scrivono anche i verbali durante le riunioni ufficiali.

4. Gestione dei documenti

I documenti sono fondamentali per l'organizzazione ed è responsabilità esclusiva del segretario gestirli. Questo avviene tramite la copia di documenti per la spedizione o la distribuzione interna. I documenti devono inoltre essere inviati via fax dall'azienda ai clienti, potenziali partner commerciali o clienti. Ricevono anche i fax in arrivo mentre vengono guidati al reparto appropriato.

Inoltre, distribuiscono i documenti ai dipendenti e ai clienti tramite diversi moduli come e-mail, Excel, Word e fogli di calcolo. I segretari, inoltre, revisionano e redigono le e-mail prima di inviarle ai canali appropriati.

5. Compiti generali d'ufficio

Quando si tratta di piccoli uffici, i ruoli di un segretario possono essere diversi nell'esecuzione dei compiti d'ufficio di routine e di un'altra commissione correlata che aiuta il lavoro degli altri. Ciò include il lavoro di pianificazione e riprogrammazione degli appuntamenti che erano stati inizialmente annullati. Comprende anche l'ordinazione di forniture per ufficio, la presa di appunti e la preparazione di rinfreschi per i visitatori.

6. Supporto

Un ruolo significativo di un segretario è quello di offrire supporto al manager o ai manager in diversi dipartimenti dell'organizzazione. Anche se le postazioni di lavoro possono essere diverse, essendo altre complesse o impegnate ad assegnare a ciascun gruppo dirigente una segretaria personale. Altri luoghi di lavoro nominano un segretario per servire alcuni dirigenti senior con solo l'amministratore delegato con un segretario personale.

7. Esecuzione delle attività quotidiane

Alcuni dei compiti simili che vengono svolti dai segretari sono tutti legati alla gestione delle informazioni. La segreteria gestisce gli archivi cartacei ed elettronici. Gestiscono anche l'instradamento della posta e gestiscono una serie di macchine per ufficio come stampanti, fax, computer e apparecchiature per videoconferenze. In altre postazioni, le segretarie sono coinvolte nella dettatura e nella creazione di relazioni e lettere.

Altri revisionano anche le bozze che sono state scritte dai manager. I segretari devono possedere eccellenti e precise capacità grammaticali e ortografiche. Devono anche digitare in modo rapido, accurato e qualificato quando si tratta del servizio clienti. Devono avere le conoscenze tecniche per gestire diversi programmi software per computer che includono database, fogli di calcolo e grafica.

Leggi anche

Corsi, posizione e contatti del Ghana Institute of Freight Forwarders

Doveri e responsabilità del segretario

Un segretario è tenuto a svolgere le seguenti responsabilità;

Prima delle riunioni del comitato

• Assegnazione di una stanza dove si dovrebbe svolgere la riunione
• Incontro con il presidente e definizione dell'ordine del giorno generale della riunione
• Invio di comunicazione ai membri del comitato del luogo e dell'ora in cui è prevista la riunione e dell'ordine del giorno concordato.
• Preparare tutti i documenti rilevanti per la riunione almeno una settimana prima della riunione vera e propria. I documenti devono includere anche la corrispondenza dell'ultima riunione e il verbale che è una registrazione della riunione precedente.

Durante le riunioni del comitato

• Prendere appunti sulle persone presenti all'incontro. Inoltre, notando che le persone che non sono presenti ma che prima hanno inviato le scuse.
• Far circolare e leggere il verbale dell'ultima riunione, facendo domande sul verbale e modificando il verbale quando necessario.
• Prendere nota di ciò che dicono i partecipanti alla riunione quando riferiscono sull'azione immediata intrapresa. Inoltre, prendendo atto delle decisioni assunte dal comitato.
• Segnalazione al comitato di eventuali lettere che sono state scritte dal segretario e di eventuali risposte ricevute per l'adozione immediata di provvedimenti.

Leggi anche

Contatti e uffici della Commissione elettorale del Ghana

Dopo le riunioni del comitato

• Redigere i verbali formali degli appunti presi durante la riunione in tempo per l'emissione alla prossima riunione del comitato
• Scrivere e spedire tutte le lettere che il comitato aveva chiesto in precedenza di essere trattate.

Resta responsabilità esclusiva del segretario mantenere gli ultimi registri di quanto segue;

• I nomi, gli indirizzi ufficiali e i numeri di telefono dei membri del comitato
• I nomi e gli indirizzi dei membri dell'associazione comunitaria
• Riunioni a cui hanno partecipato i membri associati della comunità correlata
• Contatto importante dei funzionari competenti.

Quali sono i compiti di segreteria specifici del titolo di lavoro?

Ci sono diversi compiti assegnati ai diversi segretari in diversi settori. Ecco le responsabilità specifiche dei segretari che rientrano nella descrizione del lavoro.

Compiti generali del segretario

• Garantire che le riunioni del comitato siano amministrate in modo appropriato ai membri
• Garantire che anche le altre riunioni, come l'AGM e gli eventi, siano adeguatamente amministrate.
• Mantenere i record di appartenenza per adattarli al sistema attuale
• Monitoraggio dei punti di azione dei membri della comunità presi durante gli incontri.

Leggi anche

Servizio nazionale del Ghana: indennità e stipendio 2020

Responsabilità specifiche del segretario

• Pianificazione e preparazione delle riunioni del Comitato e dell'Assemblea Generale con gli altri e della loro opportuna assegnazione. Ciò include la pianificazione delle date della riunione, l'invio di notifiche di riunione, la prenotazione di sale, i verbali e altri documenti pertinenti. Inoltre, redigere l'ordine del giorno della riunione finale con il collegamento con il presidente.
• Garantire che ci sia un altro minuto per le riunioni del comitato. Soprattutto quando si tratta di riunioni a porte chiuse.
• Registrare accuratamente le decisioni e gli atti a verbale e riferire alle prossime riunioni dei comitati e allo stato di avanzamento delle azioni con i risultati e le decisioni formulate durante le riunioni.
• Mantenimento dei record di appartenenza attuali accurati e precisi. Inoltre, emanando gli avvisi di rinnovo e registrando anche le quote associative con collegamento con il tesoriere.
• Gestione della corrispondenza tramite lettere ed e-mail concordate durante le riunioni del comitato. Inoltre, riassumendo la corrispondenza e le email pervenute per il prossimo incontro e redigendo le apposite risposte.
• Pianificazione di tutti i rapporti correlati che devono essere eseguiti. Questo è comprensivo del rapporto annuale per i membri dell'associazione comunitaria.

Leggi anche

Spiegazione delle promozioni del Ghana Education Service

Compiti generali

• Garantire che i requisiti della Company House siano rispettati.
• Assicurarsi che le riunioni del comitato siano amministrate e adeguatamente registrate.
• Anche l'elenco dei direttori di casa delle società deve essere aggiornato allo stato attuale
• Assicurarsi che gli AGM e gli EGM siano adeguatamente presidiati e registrati
• Mantenere aggiornati i record di appartenenza
• Garantire che i rendimenti annuali coincidano con gli organismi di regolamentazione come appropriato nel formato corretto.

Ci sono molte opportunità di lavoro per i segretari in diversi settori dell'economia. Alcuni dei maggiori datori di lavoro delle segretarie sono inclusi nei seguenti settori;

• Assistenza sociale
• Assistenza sanitaria
• Formazione scolastica
• Postazioni di lavoro professionali
• Organizzazioni religiose
• Governo e società civili
• Servizi scientifici e tecnici

Abilità e competenze chiave dei segretari

1. Impegno per la crescita professionale

I segretari devono capire che la professione è in continua evoluzione e quindi devono continuare ad aggiornare le proprie competenze. I datori di lavoro dipendono da loro per migliorare continuamente l'efficienza dell'ufficio sul posto di lavoro attraverso le loro competenze. I segretari possono impressionare i datori di lavoro prolungando la loro formazione e cercando altre opportunità per aumentare le loro competenze attuali. Questo continua a far crescere i loro valori professionali che sono legati alle competenze nel loro CV.

Leggi anche

Modulo di rapporto mensile NSS per il dovere 2018

2. Eccellenti capacità di comunicazione

La maggior parte del tempo trascorso dalle segretarie è al telefono, e-mail, rapporti, lettere e alla reception. Ciò implica l'uso della prima impressione sulla convocazione delle idee e dei valori dell'intera organizzazione. La continua crescita del business dipende da come vengono trattati i clienti, i partner e i clienti. I segretari dovrebbero ascoltare i clienti, seguire le indicazioni e riferire feedback. Ci deve essere lo stress delle capacità di comunicazione verbale e organizzativa che ti differenziano dagli altri candidati.

3. Apertura al lavoro di squadra

I segretari dovrebbero essere aperti al lavoro di squadra con altri dipartimenti per garantire che gli obiettivi dell'organizzazione siano raggiunti. Ciò significa che dovrebbe applicare innovazione, collaborazione e duro lavoro. Dovrebbero prendere iniziative per garantire che migliorino l'efficienza del posto di lavoro.

LEGGI ANCHE : Identificati altri tre top manager dietro Menzgold

Leggi anche

Suggerimenti per scaricare il modulo di valutazione NSS 2018

Oltre alle competenze di cui sopra, le segretarie devono possedere anche capacità relazionali, multitasking e attenzione ai dettagli. Dal momento che è un lavoro piuttosto stressante, dovrebbero anche avere capacità di gestione dello stress dal sostanziale contributo del lavoro. I compiti di un segretario possono estendersi e diversificare dai diversi settori. C'è una crescita continua per il valore dei segretari creando così più opportunità.

Se sei entusiasta della prospettiva di lavorare alla reception, preparati a rafforzare l'influenza sulle operazioni dell'organizzazione. Assicurati anche di imparare i doveri di un segretario in un'organizzazione. È necessario un miglioramento delle qualifiche per distinguerti dal resto dei segretari. Per acquisire maggiori capacità e competenze nella professione di segretariato, si consiglia di iscriversi ai diversi corsi di Amministrazione e Segreteria.

LEGGI ANCHE:

• Nana Addo nomina la segretaria esecutiva durante una conferenza stampa cruciale
• Elenco delle aziende di mobili in Ghana 2018